En 2024, se protéger contre les cyberattaques et sécuriser nos données est plus crucial que jamais.
Protection des données sensibles : Les cyberattaques ciblent souvent les informations confidentielles. Une sécurité renforcée protÚge vos données personnelles et celles de vos clients.
RĂ©putation de l’entreprise : Une seule faille peut ternir l’image de votre entreprise. Montrez Ă vos clients que leur sĂ©curitĂ© est votre prioritĂ©.
Conformité réglementaire : Respectez les lois et les régulations en matiÚre de protection des données, telles que le RGPD.
Prévention des pertes financiÚres : Les cyberattaques peuvent avoir des conséquences financiÚres considérables. Une bonne stratégie de cybersécurité représente un investissement rentable à long terme.
Mettez à jour réguliÚrement vos logiciels : Les mises à jour corrigent fréquemment des failles de sécurité.
Utilisez des mots de passe robustes et changez-les réguliÚrement.
Sauvegardez vos donnĂ©es : En cas d’attaque, une sauvegarde peut vous sauver.
Formez vos équipes : Une équipe bien informée est une équipe bien protégée.
PrĂȘts Ă rendre 2024 plus sĂ»r ? Contactez-nous dĂšs aujourd’hui et dĂ©couvrez comment nous pouvons vous aider Ă sĂ©curiser votre entreprise. Votre sĂ©curitĂ©, notre prioritĂ© !
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La dĂ©matĂ©rialisation devient un enjeux essentiel pour les PME. Elle permet d’optimiser les flux et la recherche documentaire et rĂ©pond aux exigences fiscales.
GRCcom vous accompagne dans les évolutions technologiques liés à la dématérialisation.
Lâarchivage vous permet de stocker vos factures sur votre serveur au format Ă©lectronique.
Dans GRCcom, cette fonctionnalitĂ© est prĂ©sente en standard et elle permet, Ă partir de lâassistant dâenvoi des factures dâarchiver celles-ci au format PDF par lots.
Ce systĂšme dâarchivage Ă lui tout seul ne rĂ©pond pas aux exigences fiscales mais il permet dâaccĂ©der Ă vos factures sous forme PDF.
La signature Ă©lectronique est un moyen de sĂ©curisation des factures Ă©lectroniques. Elle est susceptible de garantir l’authenticitĂ© de leur origine et l’intĂ©gritĂ© de leur contenu.
Elle est une donnĂ©e sous forme Ă©lectronique qui est jointe ou liĂ©e logiquement Ă d’autres donnĂ©es Ă©lectroniques et qui sert de mĂ©thode d’authentification du signataire et de l’origine des informations.
Elle a pour fonction d’identifier la personne qui l’appose et, le cas Ă©chĂ©ant, de manifester son accord. Elle permet, Ă l’aide d’un procĂ©dĂ© cryptographique, de garantir l’identitĂ© du signataire. La signature Ă©lectronique permet, en outre, de garantir l’intĂ©gritĂ© de l’acte signĂ©.
Un assujetti, qui signe Ă©lectroniquement une facture Ă©lectronique permet au destinataire de cette derniĂšre d’en authentifier l’Ă©metteur, d’y dĂ©tecter une Ă©ventuelle atteinte Ă son intĂ©gritĂ© (la facture a Ă©tĂ© modifiĂ©e) et, le cas Ă©chĂ©ant, d’attester la volontĂ© de l’Ă©metteur de donner son approbation aux dispositions contenues dans l’acte.
Une signature Ă©lectronique et un cachet serveur Ă©quivalant au moins au niveau deux Ă©toiles du RGS (RĂ©vĂ©renciel GĂ©nĂ©ral de SĂ©curitĂ©) permettent Ă eux seuls de garantir l’authenticitĂ© de l’origine et l’intĂ©gritĂ© du contenu de la facture Ă©lectronique. Aucune piste d’audit n’est nĂ©cessaire.
Câest le premier Ă©lĂ©ment essentiel qui permet de dĂ©finir une facture Ă©lectronique au sens fiscal.
Dans GRCcom, elle nĂ©cessite la mise en place dâun Ă©change avec un fournisseur de service qui appose cette signature au nom de lâentreprise. Ce service Ă un coĂ»t qui est composĂ© dâun abonnement et dâun complĂ©ment qui est fonction du nombre de documents signĂ©s.
La mise en Ćuvre de cette solution nĂ©cessite dâinstaller et paramĂ©trer lâapplication GWF (GRC WEB FONDATION) sur votre serveur afin dâassurer la communication avec ce fournisseur.
Depuis la version 7.13 de GRCcom, ces factures peuvent ĂȘtre transformĂ©es au format Factur-X qui est un des formats exigĂ©s par lâadministration, avant dâĂȘtre signĂ©.
Ce format rĂ©pond Ă lâexigence de lisibilitĂ© de la facture Ă©lectronique au sens fiscal.
Lâenvoi des factures est un terme gĂ©nĂ©ral pour dĂ©finir lâexpĂ©dition de vos factures aux destinataires par divers moyens.
Il peut se faire aprĂšs que la facture ait Ă©tĂ© crĂ©Ă©e mais, nous conseillons dâenvoyer les factures qui ont Ă©tĂ© transmises Ă la comptabilitĂ© afin de garantir que la facture envoyĂ©e ne pourra pas ĂȘtre modifiĂ©e.
Dans GRCcom, un paramĂ©trage permet dâinterdire lâĂ©dition dâune facture tant que celle-ci nâest pas comptabilisĂ©e.
Cette mĂ©thode permet dâenvoyer vos factures au format PDF dans un mail adressĂ© Ă votre client. La facture peut avoir Ă©tĂ© signĂ©e Ă©lectroniquement auparavant.
Dans GRCcom, il est possible de dĂ©finir si lâadresse du destinataire est prise dans la fiche client ou bien dans la fiche du compte du client en comptabilitĂ©.
Le mail nâest pas directement transmis via votre messagerie. Nous transmettons le mail Ă un fournisseur de service dâenvoi. Cela permet un suivi sur la remise et lâouverture de celui-ci par le destinataire. Un tableau de bord vous permet de suivre les transmissions et rapidement identifier les mails en Ă©chec.
Ce service peut avoir un coût supplémentaire qui est fonction des volumes de documents envoyés quotidiennement.
La mise en Ćuvre de cette solution nĂ©cessite dâinstaller et paramĂ©trer lâapplication GWF (GRC WEB FONDATION) sur votre serveur afin dâassurer la communication avec ce fournisseur.
Cette application possĂšde une interface qui vous permet de dĂ©finir les destinataires complĂ©mentaires sâil y en a.
Un modĂšle par nature de mails (ouverture de compte, facture, relance, relevĂ©, âŠ) et disponible et son contenu peut ĂȘtre paramĂ©trĂ© selon vos besoins.
Lâenvoi par mail nâest pas une obligation fiscale.
Cette mĂ©thode permet dâenvoyer vos factures sur lâinterface de CHORUS PRO du gouvernement. Cette transmission est obligatoire pour les factures destinĂ©es aux administrations françaises.
Dans le cas dâun grand nombre de factures, la dĂ©pose manuelle de celles-ci sur le portail CHORUS PRO peut ĂȘtre longue et fastidieuse.
Dans GRCcom, le SIRET de la fiche client permet dâidentifier la structure destinataire, il est possible de paramĂ©trer le service et le numĂ©ro dâengagement dans la commande afin de transmettre ces informations Ă la plateforme.
Lâenvoi se fait alors automatiquement lors de la transmission de la facture via la fonction de GRCcom dâenvoi Ă lâespace client.
Ă partir du 1er juillet 2024, l’ensemble des entreprises Ă©tablies en France devront accepter les factures Ă©lectroniques. L’Ă©mission obligatoire de factures Ă©lectroniques interviendra quant Ă elle progressivement, entre 2024 et 2026. Les entreprises doivent ainsi commencer Ă se prĂ©parer Ă ce changement.
Les factures Ă©lectroniques transiteront sur une plateforme que l’Ă©metteur et le destinataire de la facture utiliseront. Celle-ci peut ĂȘtre le portail Chorus Pro ou une plateforme de dĂ©matĂ©rialisation partenaire (PDP) accrĂ©ditĂ©e par l’administration fiscale. A ce titre, un service d’immatriculation consacrĂ© aux PDP ouvrira en septembre 2023.
Dans GRCcom, nous permettrons la transmission de vos factures dĂ©matĂ©rialisĂ©es et signĂ©es Ă©lectroniquement sur le portail Ă©quivalent Ă CHORUS PRO pour lâensemble de vos destinataires. La facture dĂ©posĂ©e sera, au prĂ©alable, gĂ©nĂ©rĂ©e au format Factur-X et signĂ©e Ă©lectroniquement comme dĂ©crit prĂ©cĂ©demment.
La fonctionnalitĂ© de transmission sera disponible dans lâapplication GWF (GRC WEB FONDATION) sur votre serveur dĂšs que les services adaptĂ©s seront ouverts sur la plateforme de dĂ©matĂ©rialisation du gouvernement.
La fonction de relevĂ©s de GRCcom peut-ĂȘtre connectĂ©e Ă lâespace client et permettre lâenvoi dâun mail de relevĂ© contenant le PDF du relevĂ© ou un tableau des factures du mois (prĂ©vu en 7.14).
La fonction de relance de la comptabilitĂ© auxiliaire client peut ĂȘtre connectĂ©e Ă lâespace client et permettre de lâenvoi dâun mail qui contient les factures au format PDF qui sont sĂ©lectionnĂ©es.
Afin de réduire le travail administratif, nous avons mis en place un ensemble de paramétrages des processus et des contrÎles.
Le profil du client permet de dĂ©finir si lâon envoie les documents par mail via GWF (envoi espace client), il permet de dĂ©finir aussi lâenvoi CHORUS et si le service et le numĂ©ro dâengagement sont obligatoires dans la commande.
Les envois peuvent se faire unitairement via la validation de facture ou bien en lots via lâassistant dâenvoi des factures. Une facture peut avoir une ou plusieurs mĂ©thodes dâenvoi (par exemple imprimante et mail).
Lâenvoi des factures comptabilisĂ©es peut ĂȘtre automatisĂ© pour se dĂ©rouler le soir par exemple et, ainsi ne pas monopoliser le poste dâun utilisateur pendant les Ă©ditions ou la gĂ©nĂ©ration des fichiers PDF.
La mise Ă disposition de vos documents de gestion peut se faire dans notre solution dâespace client. Cette application web permet Ă votre client de se connecter Ă un espace dĂ©diĂ© qui est le prolongement de votre gestion GRCcom.
Lâespace client que nous mettons Ă disposition est une application web optimisĂ©e pour limiter au maximum la maintenance administrative. Ce site internet est hĂ©bergĂ© par nos soins, ce qui permet de ne pas vous soucier des aspects techniques de sa mise en place.
A lâĂ©mission de la premiĂšre facture, le client reçoit un mail dâouverture de compte afin de valider les conditions dâutilisation du site et de dĂ©finir son mot de passe.
Ainsi, les comptes clients sont crĂ©Ă©s automatiquement Ă partir des clients de GRCcom. Le client peut ajouter des collaborateurs et dĂ©terminer les notifications quâils reçoivent. La gestion des mots de passe ou de leur rĂ©initialisation est entiĂšrement automatisĂ©.
DĂšs sa premiĂšre connexion, le client administre seul son compte sans que vous ayez Ă intervenir.
Ce site hĂ©bergĂ© et maintenu par ORMA est le prolongement de lâapplication GWF (GRC WEB FONDATION) que nous dĂ©ployons sur votre serveur. Vos clients sây connecteront seulement sâils le dĂ©sir afin dâobtenir des services complĂ©mentaires.
Le premier objet de ce site est lâarchivage, la sĂ©curisation et la mise Ă disposition de vos factures. Ainsi les factures sont conservĂ©es 10 ans au format PDF signĂ©es ou non selon vos choix.
Un systĂšme dâenvoi de message permet Ă votre client de vous envoyer un message Ă lâadresse de contact de lâespace client.
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De nombreux paramĂštres de comportement du site vous permettent de personnaliser celui-ci selon vos besoins.
Les fonctionnalitĂ©s complĂ©mentaires du site peuvent ĂȘtre ajoutĂ©es Ă la demande comme : la mise Ă disposition des devis, leur validation ou refus, la mise Ă disposition des commandes, des BL.
Il est aussi possible pour vous et vos clients de consulter les relevĂ©s qui ont Ă©tĂ© envoyĂ©s ou les relances Ă©mises par lâespace client.
Lâobjectif de la dĂ©matĂ©rialisation des commandes clients est de fournir Ă vos clients un service de transmission de commandes. Selon votre client, ce service peut varier sur le format des donnĂ©es transmises ou sur la maniĂšre de les transmettre.
GRCcom offre plusieurs moyens de gérer ces données pour les intégrer dans votre gestion et limiter les erreurs humaines en simplifiant le travail administratif.
GWF permet de traiter un fichier de commandes au format PDF afin de lâintĂ©grer dans les commandes clients de GRCcom. Le descriptif du fichier PDF et des informations Ă reprendre est dĂ©fini par client ou par groupe de client. Le fichier peut ĂȘtre tĂ©lĂ©chargĂ© par le client directement sur lâespace ou bien intĂ©grĂ© par vos administratifs via lâarriĂšre-boutique. Ainsi, cette fonctionnalitĂ© peut ĂȘtre disponible mĂȘme si vous nâavez pas lâespace client de dĂ©ployĂ©.
GWF permet de traiter dâautres formats dâimports de maniĂšre paramĂ©trable comme des fichiers XML ou CSV.
GWF permet de mettre en Ćuvre des Ă©changes de donnĂ©es informatisĂ©es (EDI) variĂ©es et complexes.
Les articles, les tarifs ou les stocks ainsi que les clients, ⊠peuvent ĂȘtre extraits de GRCcom pour ĂȘtre transmis.Â
Ainsi, parmi tant dâautres, il est possible de connecter les donnĂ©es de GRCcom avec des sites e-commerce comme prestashop par exemple.
GWF permet de récupérer et intégrer de maniÚre automatique les commandes et les demandes de devis qui proviennent de vos sites web.
Les sociĂ©tĂ©s de service ont besoin de suivre les interventions et les contrats de prestations Ă leur client. GRCcom permet via les commandes dâabonnement et la gestion des affaires permet de traiter et suivre ces donnĂ©es. Le site de gestion des interventions permet dâeffectuer la saisie des bons dâintervention et des appels Ă partir dâune simple connexion internet sur une tablette ou un PC.
Ce site hĂ©bergĂ© et maintenu par ORMA est le prolongement de la gestion des affaires de GRCcom. Il peut ĂȘtre couplĂ© Ă lâespace client pour lâenvoi et la validation des bons dâinterventions.
Vous souhaitez apporter plus de clartĂ© et d’impact Ă vos messages ? ORMA vous offre la solution idĂ©ale pour Ă©largir votre visibilitĂ© oĂč que vous soyez grĂące Ă l’affichage dynamique dĂ©veloppĂ© par Iagona.
1. Créez des Messages Dynamiques en Toute Simplicité
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2. Ajoutez des Effets dâApparition et de Disparition
â Attirez lâattention de votre audience grĂące Ă des effets visuels captivants qui mettent en valeur vos informations.
3. Mettez en Place des Bandeaux DĂ©filants
â Augmentez lâimpact de vos messages en utilisant des bandeaux dĂ©filants qui captent l’Ćil et renforcent la mĂ©morisation.
4. Connectez une Base de Données pour un Affichage Interactif
â Rendez votre communication plus interactive en connectant des bases de donnĂ©es permettant une mise Ă jour en temps rĂ©el de vos informations.
5. Implémentez une Vidéo ou un Média
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ORMA est là pour répondre à toutes vos questions concernant cette solution innovante et vous accompagner dans la dynamisation de votre communication.
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GRCcom Ă©volue sans cesse pour sâadapter aux contours de votre entreprise.
Voici la liste des adaptations que nous avons planifiées sur 2024 afin de sortir la future version de votre gestion GRCcom début 2025.
Remarque : ce Roadmap peut Ă©voluer en fonction des diffĂ©rents projets clients que nous ferons dans lâannĂ©e et en fonction de cette charge, de nouvelles fonctionnalitĂ©s peuvent apparaĂźtre ou des fonctionnalitĂ©s prĂ©vues peuvent ĂȘtre repoussĂ©es.
AmĂ©lioration de la gestion des comptes, fiche article, affichage des comptes vides sâils correspondent Ă la famille ; fiche famille, assistant de mise Ă jour des comptes en document dâachat dans le cas de modification du compte de charge.
Dans l’objectif d’optimiser les performances sur les documents en cours de traitement, l’archivage des factures comptabilisĂ©es dans des tables Ă part permettra d’optimiser les temps de chargement et de validation des documents en cours d’utilisation.
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MĂ©morisation du collectif du compte tiers dans la ligne dâĂ©criture
Prise en compte des comptes de renvoi lors des imports dâĂ©critures en comptabilitĂ©.
Depuis plusieurs annĂ©es, nous dĂ©veloppons des applications connectĂ©es Ă la gestion qui permettent dâĂ©tendre GRCcom sur un intranet ou sur internet.
Les applications principales sont lâespace client (hĂ©bergement et envoi de factures, commandes, devis, âŠ), lâespace salariĂ© (saisie des heures et des bons dâintervention, consultation des appels), les imports (import de commandes clients, âŠ).
Remarque : lâutilisation en intranet de lâespace client est possible depuis la version 7.12 mais les fonctionnalitĂ©s sont restreintes Ă lâenvoi par mail ou lâenvoi vers Chorus. En dâautres termes, le client final ne peut pas accĂ©der Ă ses documents via internet.
Rappel : lâespace client a Ă©tĂ© conçu au dĂ©part pour se connecter Ă GRCcom. Il est possible dâadapter ce dernier Ă dâautres applications de gestion sous rĂ©serve dâune Ă©tude complĂ©mentaire.
Gestion de la dĂ©matĂ©rialisation des factures : dĂ©pose de vos factures sur une des plateformes de dĂ©matĂ©rialisation partenaire de lâĂ©tat.
GRCcom évolue ! Notre équipe de consultant, de formateurs et de développeurs travaille quotidiennement pour améliorer votre logiciel.
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Remarque : lâutilisation en intranet de lâespace client est possible depuis la version 7.12 mais les fonctionnalitĂ©s sont restreintes Ă lâenvoi par mail ou lâenvoi vers Chorus. En dâautres termes, le client final ne peut pas accĂ©der Ă ses documents via internet.
Rappel : lâespace client a Ă©tĂ© conçu au dĂ©part pour se connecter Ă GRCcom. Il est possible dâadapter ce dernier Ă dâautres applications de gestion sous rĂ©serve dâune Ă©tude complĂ©mentaire.